株式会社アイエスエイプラン

「社会人になったら、チームをまとめてマネジメントしていきたい！でもマネジメントって具体的にはどういうこと？」と思ったことはありませんか？

今回は、奥が深いマネジメントの第一歩「タスク管理」についてお話しします。

実際に、アイエスエイプランの社員はどのようにタスク管理を始めるのか、タスク管理ツールの選び方を見ていきましょう！

タスク管理導入の経緯

新卒研修を終えて配属された先で、先輩社員1名と一緒に仕事をすることになった鈴木さん。
そこでは大きく2つの業務を担当しています。

1つ目は、あるクライアントが持っている、組織のエンゲージメント(※1)測定ツールの作成や、要望に合わせた改修対応です。改修内容についてクライアントに内容を確認しながら、業務を進めています。

2つ目は、物流企業をクライアントとした、基幹システムのマイグレーション(※2)における更改プロジェクトです。クライアントの倉庫で使用中のシステムにて、サポート期間の終了してしまったプログラミング言語をバージョンアップする対応をしています。

システムの製造や単体試験はオフショア(※3)にて対応をしており、倉庫にて実際にシステムを使いながら業務を行うエンドユーザーと、オフショア企業とそれぞれ連絡をとりながら業務を進めています。

※1:組織や仕事に対して自発的な貢献意欲を持ち、主体的に取り組んでいる心理状態を指す。(参考：wevox「エンゲージメントとは」)

※2:システムを旧環境から新環境へ移行開発する対応

※3:開発業務を海外の企業へ委託すること

以上のように、多くの関係者とのやりとりをする中で、タスクの抜け漏れが発生しないようにすることや、緊急度は高くないが対応すべきことを記録しておくことが必要になりました。
そこで、様々なタスクを一元管理するためにタスク管理ツールを導入しよう！となりました。

譲れない条件

いよいよ、世の中にある様々なタスク管理ツールの中から導入するツールを選定していきます。

今回のそもそもの課題は、2人で進捗を確認できるために共有するものがないことでした。
その課題を解決できるようなツールを選定すべく、まずは絶対に必要な条件を整理します。

どのタスク管理ツールにも当たり前に備わっている機能も見落とさないように整理した結果、

絶対に必要な条件
・ステータス管理ができること
・チケットにファイルなどが貼り付けられる
・コメント機能がついている
・チケットの検索(絞り込み)ができる
・チケットの階層が作れる
・ガントチャートが作れる
あったら便利な条件
・チケットの保存期間が長い

以上の条件が挙がりました。

調査開始

整理した条件をもとに、各タスク管理ツールを比較します！

まずは、絶対に必要な条件・機能をもとに、タスク管理ツールを比較します。
今回は、5つのタスク管理ツールについてマトリクス図を利用して比較しました(2022年7月1日時点)。

続いて、各ツールの料金についても調べます。
仕事をする上でも、QCD(※4)という言葉があるように、質ばかり追求するのではなく、コストも考える必要がありますよね。

※4:Quality(品質)、Cost(コスト)、Delivery(納期)の頭文字を並べた頭字語である。
QCDは生産プロセスにおいて重要な3要素であり、ひとつの要素を優先するとその他の要素が犠牲になってしまうトレードオフの関係にある。
参考：Teach me Biz「QCDとは？開発に欠かせないQCDについて基礎からわかりやすく解説」

これに決めた！

譲れない条件や料金を比較して、今回はBacklogまたはTrelloが適切そう。
最終的にどちらのツールを導入しようか考えます。

Backlogは関係者とのタスク管理ですでに使ったことがあり、使い勝手もわかっています。
一方、Trelloは無料で多くの機能が無制限に使えます。

比較検討した結果、使い勝手のわかっているツールを導入するメリットより、社内利用しているツールがGoogle WorkspaceであることからGmailやGoogleカレンダーなどと連携できるメリットが大きく、今回はTrelloを導入することに決定しました。
もちろん、セキュリティ設定には十分注意した上で使っています！

鈴木さんに今回の導入までの感想を聞いてみたところ、
「自分が絶対に必要な条件を洗い出すことが難しかった」とのことでした。
「タスク管理ツール導入前は、チケットの階層がたくさん作れれば作れるほど良いと考えていたけれど、実際に導入してみると、2階層までで十分だった」なんて気づきもあったのだとか。
開発工程で考えると、要件定義の難しさを感じたといったことになるのではないでしょうか。