【ツール大調査|Excel編】ツールの活用術から分かった”ある共通点”とは?

  • 2022.09.20
  • misaki

社内では、どんなツールがどんな風に使われているのか!?

今回から3回に渡って、社員が利用しているツールについての調査結果を特集します!
ツールの使い方、ツールの選び方から見えてきたアイエスエイプランのカルチャーとは…?

それでは、「第1回 Excel編」のスタートです!

Excel、どんな時に使ってますか?

突然ですが、あなたはExcelをどんな場面で使用していますか?
例えばだと、こんな場面が思い浮かびますね。
 ・集計作業
 ・提案資料用のグラフ作成
 ・分析
 ・WBS作成(※)

WBSとは「作業を分解して構造化する手法」です。プロジェクト管理の基礎であり、スケジュール作成のもとになります。

backlog|WBSとは?作り方の基本とガントチャートとの違いを解説

こんな風に、表計算やデータ集計分析、グラフ作成などに適している便利なExcel。
今回は、社員の中でも特にExcelを使いこなしている2名にお話を伺って来ました!

No.1「自身の進捗管理を効率化!」伊藤早織さん

伊藤さんは、自身の行う業務を整理するときにExcelとサクラエディタ(テキストエディタ)を活用しています。特にタスクが多いときにはExcelで進捗管理を行っているとのこと。

進捗管理をExcelで行うようになったのは、プロジェクトリーダーに進捗状況を伝える際、なかなか上手く伝えられなかったことがきっかけとのこと。そんな時に、Excelで進捗状況を見える化したら良いのでは?と考え、活用し始めたそうです。

全体のタスク数や工数から進捗率を表すことで、
・全体の何%まで進んでいるのか
・期限に対して遅延は発生していないか
など全貌が見えるようになり、リーダーへの報告もスムーズになったとのこと。

また、見積もった時間よりも遅れが生じた際には振り返りを行い、見積もり精度の向上にも役立っています。

No.2「タスクや予実を数値管理!」向麻紗美さん

向さんは、予定と実績の差を振り返るためにデータを取っているとのこと。
表を見てみると、その他にも
・タスク整理
・業務効率改善、工数見積もり精度向上のための分析資料
・過去作業の確認、資料の確認用の簡易エビデンス
・備忘録
というように、様々な用途に使用されていることも分かりますね。
タスクや予定の管理、ステータスを付けて全体が見える化されているため、その日行うべきタスクに漏れがないのも良い点です。

二人から見えてきた共通点とは…?

今回二人にお話を伺って感じたのは、「振り返りを行い改善を続けている」ことでした。
Excelで効率化を測ったり、詳細にデータをまとめるのみならず、そこから自身の業務の進め方や見積もり精度の振り返りを行うなど、仕事の改善に繋げていることが分かりました。

23卒向け会社説明資料より

アイエスエイプランでは、「大切にしていること」の一つに「学び続ける」を挙げています。何かの経験をした後には、必ず内省(振り返り)を行うことで改善を考え、また実践をする…。この繰り返しを経て、成長し続けることが大切だと考えています。

このように、ツールの使い方一つにも、アイエスエイプランらしさが伺える興味深い結果となりました。

次回予告

次回はツール活用術第二弾!「メモ帳」を特集します。
アナログもデジタルも、誰もが一度は使ったことのある「メモ帳」。
社員3名にお話を伺った様子をお届けします!お楽しみに!